Aby złożyć projekt, nie trzeba być zameldowanym w Poznaniu ­– wystarczy mieszkać w Poznaniu. Nie ma też ograniczeń wiekowych. W przypadku zgłoszenia projektu przez osobę poniżej 13. roku życia, niezbędna jest zgoda opiekuna prawnego i podanie jego danych. Wnioski mogą składać tylko osoby fizyczne.

Wnioski można składać drogą elektroniczną – w serwisie PBO, osobiście – w biurze podawczym Urzędu Miasta Poznania lub pocztą/kurierem – na adres Gabinetu Prezydenta Urzędu Miasta Poznania (Pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań). Do każdego zgłoszenia musi być dołączona lista poparcia z podpisami minimum 10 osób mieszkających w Poznaniu. Należy ją dostarczyć w ciągu 3 dni roboczych od momentu złożenia wniosku. Można to zrobić także drogą elektroniczną, wysyłając jej zdjęcie lub skan na adres: pbo@um.poznan.pl.

W ramach Poznańskiego Budżetu Obywatelskiego można składać projekty inwestycyjne, jak i pozainwestycyjne, w pięciu kategoriach:

• ogólnomiejski mały (do 300 tys.),
• ogólnomiejski duży (do 3 mln),
• ogólnomiejski duży w ramach Zielonego Budżetu (do 3 mln),
• rejonowy mały (do 50 tys.),
• rejonowy duży (do 800 tys.).

Projekty powinny m.in.: dotyczyć zadań własnych miasta, być ogólnodostępne i nieodpłatne dla mieszkańców i mieszkanek (minimum 25 godzin tygodniowo w godz. 6:00—22:00), nie naruszać przepisów prawa i dóbr osobistych, być zgodne z miejscowymi planami zagospodarowania, strategiami, politykami miasta oraz zasadami współżycia społecznego.